آموزش تابع if در اکسل

تابع if در اکسل یکی از قدرتمندترین توابع شرطی در اکسل است که به شما امکان می دهد یک شرط و یا موضوع خاصی را برسی کنید و بر اساس درست بودن و یا نبودن آن شرط یک کاری را انجام دهید و یا مقداری را بازگردانید. در این آموزش یاد می گیرید که چگونه از تابع if در اکسل استفاده کنیم.

به طور مثال شما می توانید با استفاده از تابع if در اکسل برای نمرات دانش آموزان یک شرط قبولی و مردودی را بگذارید و در صورتی که دانش آموزان نمره قبولی را دریافت کنند تابع if در اکسل برای آن ها کلمه “قبول” را برگرداند و در صورتی که نمره قبولی را دریافت نکنند تابع if در اکسل برای آن ها کلمه “مردود” را برگرداند. ( یکی از مثال های این آموزش دقیقا انجام دادن همین عملیات در اکسل است ) . تابع if یکی از مهمترین توابع در آموزش اکسل است که در این مقاله به خوبی یاد می گیرید.

در آموزش تصویری تابع if در اکسل ، با سه مثال مختلف از فرمول If در اکسل ، این تابع را با بیانی ساده و مفهومی فرا می گیرید.

کاربرد تابع if در اکسل

تابع if از کاربردی ترین توابع در اکسل به شمار می آید. افرادی که در کارهای حسابداری مشغول به کار هستند با استفاده از تابع If در اکسل مالیات حقوق را حساب می کنند و اقدام به مغایرت گیری در اکسل می کنند . در آموزش اکسل برای کارهای اداری نیز تابع if در اکسل بسیار پرکاربرد است. کارمندان اداری با استفاده از این فرمول می توانند اضافه کاری و کسر از حضور پرسنل را محاسبه کنند.

اگر در ابتدای مسیر یادگیری نرم افزار اکسل هستید، در مقاله آموزش اکسل یک مسیر مشخص و روشنی را برای حرفه ای شدن در اکسل آماده کرده ایم که می توانید از آن استفاده کنید. ساختار تابع if در اکسل ، ساختار بسیار ساده ای است . این فرمول سه ورودی دارد که اصطلاحا به آن ها آرگومان می گویند. قبل از وارد شدن به حل مثال هایی از تابع if در اکسل ، به بیان ساختار این فرمول می پردازیم.

عملکرد تابع If در اکسل

تابع if در اکسل عملکرد ساده ای دارد و می توانید با در نظر گرفتن مثال های این تابع ، عملکرد تابع If در اکسل را به خوبی یاد بگیرید.

همیشه در آموزش سعی من این بوده که مفهوم فرمول ها را آموزش دهم چرا که اگر شما مفهوم فرمول ها را به درستی درک کنید ، میتوانید در مسائل مختلف از این فرمول استفاده کنید. در آموزش اکسل مقدماتی نیز بر همین مبنا این فرمول مهم را آموزش داده ام. تابع if در اکسل را به صورت یک کارخانه در نظر بگیرید که یک سری ورودی از شما می گیرد و تجذیه و تحلیل می کند و یک محصول که همان خروجی تابع است را برای شما بر می گرداند. تابع if در اکسل سه ورودی یا آرگومان دارد

آرگومان اول تابع if در اکسل : Logical_Test

آرگومان لوجیکال تست محل قرارگیری شرط شماست. اما شرط را در این آرگومان چگونه باید وارد کنیم؟ وارد کردن شرط در این آرگومان باید به صورت پرسیدن یک سوال که با کلمه آیا شروع می شود باشد. مثلا در مثال نمرات دانش آموزان ، شرط ما قبول بودن و مردود بودن یک دانش آموز بود پس باید در این آرگومان بپرسیم آیا سلول نمره دانش آموز مساوی و یا بزرگتر از عدد 10 هست؟ ( A1>=10)

پاسخ این سوال بر اساس عدد داخل سلول A1 مشخص می شود . اگر عدد داخل این سلول برابر یا بزرگتر از 10 بود ، پاسخ سوال بله است و آرگومان دوم تابع IF با نام Value_IF_TRUE اجرا می شود اما اگر عدد کمتر از 10 بود آرگومان سوم تابع if یعنی Value_IF_FALSE اجرا می شود.

آرگومان دوم تابع if در اکسل : Value_If_True

آرگومان ولیو ایف ترو زمانی اجرا می شود که شرط ما در Logical_test اجرا شده باشد . در مثال قبل باید در این آرگومان کلمه “قبول” را نوشت.

آرگومان سوم تابع if در اکسل : Value_If_False

آرگومان ولیو ایف فالس زمانی اجرا می شود که شرط ما در Logical_test برقرار نباشد یا به زبانی دیگر پاسخ سوال ما در لوجیکال تست ، خیر باشد . زمانی پاسخ سوال ما خیر می شود که عدد داخل سلول A1 کمتر از 10 باشد . بنابراین در این آرگومان کلمه “مردود” را باید نوشت.

بعد از یادگیری عملکرد تابع IF در اکسل ، چند مثال از تابع IF را حل خواهیم کرد.

مثال های تابع if در اکسل

در این قسمت از آموزش فرمول IF در اکسل ، سه مثال از این فرمول حل خواهیم کرد. مثال اول سطح مبتدی دارد، مثال دوم سطح متوسط و مثال آخر سطح پیشرفته ای از تابع IF در اکسل است. با یادگیری هر سه مثال میتوانید به راحتی مفهوم تابع IF را درک کنید و از آن در مسائل مختلف استفاده کنید.

مثال 1 : استفاده از تابع if در اکسل ( شرط برای نمرات )

نمرات دانش آموزان به صورت جدول زیر در دست است . می خواهیم در ستون وضعیت اگر شخص نمره قبولی را بدست آورده است ، کلمه قبول بازگردد و اگر مردوده شده است کلمه مردود برگردد. برای حل مسائل اکسل ، این نکته مهم را به خاطر داشته باشید که باید به درستی تشخیص دهید کدام فرمول اکسل برای حل مسئله شما مناسب تر است. در دوره آموزش اکسل مقدماتی ، این نکته مهمترین مبنای آموزش بوده است.

جدول زیر را مشاهده کنید و مسئله را در ذهن خود بیان کنید. باید فرمول چه کاری انجام دهد؟ چه موضوعی را باید در این قسمت حل کنیم؟

بیان مسئله در این سوال اینگونه است : اگر سلول نمره بالاتر و یا مساوی 10 باشد کلمه قبول را برگرداند و اگر کمتر از 10 بود باید مردود را برگرداند.

هر جا برای حل مسئله شما از کلمه “اگر” استفاده کردید باید از یک فرمول شرط در اکسل استفاده کنید. تابع شرط ما در این مثال ، تابع if در اکسل است. اکنون تابع if را با استفاده از مساوی در سلول می نویسیم و بعد از باز شدن پرانتز بعد از if ، بر روی Fx کنار نوار فرمول بار کلیک میکنیم تا پنجره آرگومان های تابع if باز شود.

اکنون باید آرگومان های این تابع را پر کنیم. در آرگومان اول تابع IF شرط خود را مطرح می کنیم. آیا سلول نمره بزرگتر و یا مساوی با عدد 10 است؟

در تابع if آرگومان دوم مشخص کننده درست بودن شرط است . یعنی جواب سوال در Logical test باید بله باشد تا این آرگومان اجرا شود بنابر این کلمه “قبول” را در این آرگومان می نویسیم.

آرگومان سوم تابع if زمانی اجرا می شود که جواب سوال در Logical test خیر باشد. بنابر این در این آرگومان هم کلمه “مردود” را می نویسیم.

تابع را در نهایت تایید می کنیم و سلول فرمول را تا پایین می کشیم تا بر روی دیگر سلول ها نیز فرمول اعمال شود . به این ترتیب توانستیم با فرمول if یک شرط ایجاد کنیم و سلول ها را بر اساس آن شرط برسی کنیم.

مثال 2 : استفاده از تابع if در اکسل ( پر کردن سلول های خالی )

اکثر نرم افزار های حسابداری، اداری ، بازرگانی و … گزارشات خود را به صورت اکسل خروجی می دهند. گاها این گزارشات فرمت نسبتا بهم ریخته ای را دارد و شما باید آنها را بتوانید در اکسل مرتب کنید و نظم دهید . فرض کنید خروجی یک نرم افزار به صورت زیر است.

در این جا یک سری داده دارید که بین آنها سطر های خالی وجود دارد. می خواهید این سطر های خالی با متن سلول های بالاسری آنها پر شود. مثلا دو سلول خالی زیر اسم علی باید با کلمه علی پر شود. در این جا مسئله را باید بیان کنیم: می خواهیم در ستون کمکی اگر سلول سمت راست آن پر بود خودش را بگذارد اما اگر سلول روبرو خالی بود متن داخل سلول بالای خود فرمول در ستون کمکی را بگذارد. فرض کنید نام در ستون J و ستون کمکی در ستون K قرار دارد.

• Logical_test : آیا سلول J3 (علی) پر است؟ (J3>0)
• value_if_true : وقتی سلول روبرو پر است باید متن داخل سلول را بنویسد . (J3)
• Value_if_false : اگر سلول روبرو خالی بود فرمول متن بالای سر خود در ستون K را بگذارد. (K2)

در نهایت فرمول را تا پایین بکشید تا نتیجه زیر حاصل شود.

در این مرحله می توانید با کپی کردن ستون کمکی آن را منتقل کنید به ستون اصلی تا اسامی در این ستون در سلول های خالی جایگزین شوند.

مثال 3 : استفاده از تابع if در اکسل ( تغییر فرمول با IF)

فرض کنید در یک سلول نیاز دارید چند عملیات انجام شود. این سلول بیانگر جمع داده ها باشد و همچنین میانگین داده ها را نیز نمایش دهد. به جدول زیر دقت کنید.

سلول زرد رنگ با استفاده از ایجاد لیست کشویی با Data validation به یک لیست تبدیل شده است و شامل کلمه جمع و میانگین است . با تغییر داده این لیست باکس فرمول در سلول روبروی آن تغییر می کند . وقتی میانگین است ، میانگین را حساب می کند و وقتی جمع است جمع را حساب می کند.

باید مسئله را بیان کنیم تا متوجه شویم از چه تابعی استفاده کنیم و چگونه از این تابع استفاده کنیم. می خواهیم اگر سلول لیست کشویی برابر با کلمه “جمع” بود برای ما فرمول SUM را حساب کند و اگر برابر با “میانگین” بود برای ما فرمول Average را حساب کند.

• Logical_test : آیا سلول I11 برابر با متن “جمع” است؟ (I11=”جمع”)
• value_if_true : اگر جواب Logical_test بله بود ، فرمول Sum را حساب کند . (SUM(J2:J10))
• Value_if_false : اگر جواب Logical_test خیر بود پس نتیجه میگیریم در سلول لیست کلمه میانگین وجود دارد. بنابر این فرمول AVERAGE باید اجرا شود. (AVERAGE(J2:J10))

در نتیجه فرمول به صورت زیر نوشته می شود:

=IF(I11=”جمع”,SUM(J3:J10),AVERAGE(J3:J10))

نتیجه اجرای تابع if در این مثال به صورت عکس متحرک زیر می شود.

با تمرین هر سه مثال شما دیگر در اجرای تابع If به مشکلی بر نخواهید خورد . برای یادگیری بهتر این فرمول حتما فیلم آموزش تابع If در اکسل که در ابتدای این مقاله وجود دارد را مشاهده کنید و بر روی سیستم خود ذخیره کنید.

جمع بندی تابع if در اکسل

تابع if مهمترین تابع شرطی در اکسل است. با استفاده از این فرمول می توانید هر شرطی را در اکسل ایجاد کنید. افرادی که به تازگی فرمول نویسی را در اکسل شروع کرده اند ، اولین فرمول که یاد می گیرند تابع if در اکسل است . این تابع ساختار ساده ای دارد و برای یادگیری افراد مبتدی بسیار لذت بخش است . آموزش این فرمول در سایت رسمی مایکروسافت اکسل نیز وجود دارد.

بعد از مدتی کار کردن با فرمول if متوجه می شوید که در برخی مسائل فرمول if نمی تواند به شما کمک کند و ضعف در حل مسئله را حس می کنید . برخی از مسائل شما دارای چند شرط است و باید از طریق دیگری عمل کنید. تابع if در آرگومان Logical_test فقط یک شرط را می پذیرد اگر بخواهید دوشرط و یا سه شرط در این فرمول نیاز دارید باید نحوه ایجاد تابع if با سه شرط در اکسل را بلد باشید.

گاها شما می خواهید شرط ها را مرحله ای بپرسید یعنی بگوید اگر شرط اول من درست نبود یک شرط دیگری را برسی کن . برای این کار باید نحوه ایجاد تابع چند شرطی در اکسل را با فرمول If بلد باشید. هر دو این آموزش ها در یک مقاله جداگانه وجود دارد و می توانید با استفاده از این آموزش فرمول های حرفه ای با if بسازید.

سوالات متداول