آموزش اکسل برای کارهای اداری بسیار اهمیت دارد. در ادارات، نرم‌افزار اکسل از مهمترین نرم افزارهای شرکت مایکروسافت است که بر روی کامپیوتر کارمندان در تمام شرکت ها نصب می‌شود. با استفاده از اکسل، کارمندان شرکت ها اطلاعات خود را دسته بندی می کنند، گزارش می سازند، محاسبات خود را انجام می دهند و در اکسل مغایرت گیری میکنند. به همین علت برای کارهای اداری، دانش اکسل یکی از مهمترین مهارت ها است.
در این مقاله یک مسیر روشن در آموزش اکسل برای کارهای اداری را به شما معرفی خواهیم کرد.
کاربرد اکسل در ادارات
در مصاحبه های شغلی مربوط به کارمندان اداری، همیشه سوالاتی در مورد نرم افزار اکسل مطرح می شود. بنابراین، هر کارمندی که می خواهد در بخش اداری کار کند، باید به خوبی اکسل را بلد باشد. اما کارمندان اداری دقیقاً برای چه کارهایی از اکسل استفاده می کنند؟
کارمندان بخش اداری در طول روز، کارهای متنوعی را با استفاده از این نرم افزار قدرتمند انجام می دهند. به عنوان مثال، آنها اطلاعات مربوط به پرسنل را در یک Table در اکسل ثبت می کنند و از آن برای تهیه گزارشات مختلف استفاده می کنند.
همچنین، در اکسل، کارمندان لیستی از ورود و خروج پرسنل را ایجاد کرده و ساعات اضافه کاری و کسر از حضور و مرخصی هر شخص را به طور جداگانه حساب می کنند. همچنین، آنها با استفاده از اکسل، لیست بیمه تکمیلی پرسنل را ایجاد کرده و مغایرت های آن را با لیست اشخاص به دست می آورند. این نمونه های کوچکی از کاربرد اکسل در کارهای اداری هستند.
آموزش اکسل برای کارهای اداری نیازمند یادگیری مباحث پایه این نرم افزار است، اما این مسیر یادگیری نباید به طور زیادی زمان کارمندان را به خود اختصاص دهد. برای استفاده بهینه از اکسل در کارهای اداری، کارمندان باید به اندازه کافی با مفاهیم پایه این نرم افزار آشنا شوند و بتوانند در حد نیاز خود از آن استفاده کنند.
در نتیجه، آموزش اکسل برای کارهای اداری باید شامل مباحثی مانند ساخت جداول و لیست ها، استفاده از توابع و فرمول ها، و ساخت گزارشات و نمودارهای ساده باشد. با پیشرفت در این مباحث، کارمندان اداری می توانند با بهره گیری از اکسل، کارهای خود را در زمان کمتری انجام دهند.
یکی از انتقاداتی که همیشه به کارمندان اداری در شرکت ها داشتم، استفاده نادرست آنها از اکسل به عنوان یک دفترچه یادداشت بود. شما باید از خودتان بپرسید که آیا واقعا از نرم افزار اکسل به درستی استفاده می کنید؟ با استفاده از فرمول ها و توابع مختلف، می توانید امور روزانه خود را در کمترین زمان ممکن انجام دهید.
اکسل ابزاری قدرتمند برای سرعت بخشیدن به کارهای شماست، بنابراین باید به درستی از آن استفاده کنید. با دانش و توانایی درست در استفاده از اکسل، می توانید به بهبود کارایی و کارایی خود بپردازید و بهترین نتایج را کسب کنید.
در ادامه، مسیر آموزش اکسل برای کارهای اداری به شما توضیح داده می‌شود که می تواند به شما کمک کند تا پایه قوی در اکسل داشته باشید و در کمترین زمان ممکن به سطح پیشرفته در اکسل برسید. با یادگیری درست از این نرم افزار، شما می توانید کارهای روزانه خود را در کمترین زمان ممکن و با استفاده از فرمول ها و توابع مختلف انجام دهید.
با استفاده از اکسل به درستی، میتوانید کارهایی را که دیگر کارمندان اداری در طول هفته ها انجام می دهند، در کمتر از یک ساعت انجام دهید. در نتیجه، میتوانید به عنوان یک کارمند اداری بسیار موثر و کارآمد باشید و به شرکت خود کمک کنید تا به سرعت پیشرفت کند.
مفاهیم ضروری آموزش اکسل برای کارهای اداری
در این قسمت از آموزش اکسل برای کارهای اداری با مفاهیم ابتدایی اکسل آشنا می شوید و سپس در ادامه با استفاده از مسیر آموزش اکسل برای کارهای اداری می توانید در اکسل از مقدماتی تا پیشرفته آموزش ببینید.
کاربران اکسل باید با مفاهیم ابتدایی این نرم افزار آشنا باشند تا بتوانند حداکثر استفاده را از این ابزار قدرتمند ببرند. در این قسمت برخی از اجزاهای تشکیل دهنده اکسل را به شما معرفی می کنیم.
ورک بوک در اکسل ( Workbook )
هر فایل اکسل یک ورک بوک است که به اختصار Book نوشته می شود. تمام اطلاعات یک اکسل درون Bookها ذخیره می شود. فایل های اکسل با پسوند های مختلفی ذخیره می شوند که معروف ترین آنها پسوند .xlsm و .xlsx هستند. تصویر زیر یک نمونه از Book در اکسل است
در سمت بالای ورک بوک ها یک نوار ابزاری وجود دارد. به این نوار ابزار Ribbon می گویند. در این نوار با زبانه هایی که دارد می توانید در اکسل فرمول اضافه کنید، جدول بکشید و نمودار رسم کنید. تمام ابزار ها و موارد مهم در اکسل در این نوار قرار دارد عکس نوار ریبون را در قسمت زیر مشاهده می کنید.
در قسمت پایین تر نوار ریبون دو قسمت مستطیل شکل به نام های formula bar و name box قرار دارد که در زیر تصویر این قسمت را مشاهده می کنید . هرچیزی که در اکسل نوشته شود چه فرمول باشد و چه متن در این قسمت نمایش داده می شود.
و در ادامه آموزش اکسل برای کارهای اداری می پردازیم به یکی دیگر از مهم ترین اجزای تشکیل دهنده اکسل به نام شیت ها
ورک شیت در اکسل ( Worksheet )
ورک شیت ها که با اختصار با نام شیت ( Sheet) صدا زده می شوند ، اجزای تشکیل دهنده ورک بوک ها هستند. در واقع هر ورک بوک تشکیل شده از یک تا صدها ورک شیت. تمام اطلاعات موجود در اکسل، کشیدن نمودار ها فرمول دهی و رسم جداول و … در قسمت شیت اکسل اتفاق می افتد. تصویر زیر قسمت شیت در اکسل را نمایش میدهد.
هر شیت یک نام منحصر به فرد می گیرد . در تصویر بالا نام شیت ما Sheet1 است. همانطور که مشاهده می کنید این شیت ها از تعداد زیادی سطر و ستون تشکیل شده اند. هر مستطیل توخالی که در وسط این شیت ها مشاهده میکنید یک سلول نام دارد . در واقع داده های شما درون این سلول ها نوشته می شوند.
پیشنهاد می کنم برای یک شروع بسیار قدرتمند در اکسل و ایجاد یک پایه قوی در نرم افزار اکسل ، به پکیج آموزشی اکسل مقدماتی مراجعه کنید. آموزش اکسل برای کارهای اداری را در این دوره آموزشی به خوبی فرا می گیرید.
